Aviso de Privacidad de la página web

Usuarios de YUKO – España
Fecha de vigencia: 11 Noviembre de 2019.


1. General

Este Aviso de Privacidad explica cómo se tratan sus datos personales (“Datos Personales”) cuando usted se registra usa el servicio YUKO con Toyota (YUKO) como agente de movilidad. Si usted utiliza cualquier otro servicio de Toyota/Lexus que requiere el uso de sus datos personales, por favor, asegúrese que ha leído el aviso de privacidad para ese servicio.

Sus Datos Personales se usan en diferentes sociedades de Toyota con diferentes propósitos, junto con YUKO. Esto se explica en este Aviso de Privacidad.

Este Aviso de Privacidad tiene capas, para ayudarle a escoger qué leer y en el orden que quiere leer.

2. ¿Quién es el responsable de recoger y usar sus Datos Personales?

Sus Datos Personales son recogidos y usados por las siguientes compañías de Toyota.

Toyota Motor Europe SA/NV 
Avenue Du Bourget 60, Bourgetlaan 60 
1140 Bruselas 
Bélgica

Y:

Toyota Connected Europe Limited 
10th Floor, 14-18 Handyside Street 
Londres N1C 4DN 
Reino Unido

Toyota Motor Europe SA/NV and Toyota Connected Europe Limited son los responsables del tratamiento de sus Datos Personales. Juntos, estas dos compañías se denominan como “Toyota” mediante este Aviso de Privacidad.

Sus Datos Personales son utilizados también por:

Toyota España, S.L.U. (“TES”) 
Avda. De Bruselas, 22 
CP: 28108, Alcobendas, Madrid
España

Considerando que TES utiliza sus Datos Personales, TES es responsable del tratamiento de datos.

3. ¿Cuáles son mis derechos en relación con mis Datos Personales?

Dependiendo en cuanto a las leyes aplicables, tiene ciertos derechos respecto a sus Datos Personales:

  • Derecho a ser informado: Tiene el derecho a ser informado con claridad y transparencia de forma fácil sobre cómo usamos sus Datos Personales y sus derechos relacionados con ellos. Por esta razón, le proporcionamos información en este Aviso de Privacidad. 
  • Derecho al acceso: Tiene el derecho a obtener el acceso a sus Datos Personales. 
  • Derecho a rectificación: Usted puede corregir sus Datos Personales si son inexactos o incompletos. 
  • Derecho a la supresión: Es también conocido como “el derecho al olvido” y en términos simples, te permite la cancelación o eliminación de sus Datos Personales donde no hay ninguna razón para que sigamos usándolos. Tenga en cuenta que este no es un derecho absoluto y que se aplican excepciones. 
  • Derecho a limitar el tratamiento: Tiene derecho a bloquear o prevenir el uso de sus Datos Personales, cuando el tratamiento está restringido, podemos seguir almacenando sus Datos Personales, pero el uso de los Datos Personales estará restringido. 
  • Derecho de portabilidad de datos: Tiene el derecho a obtener y reusar sus Datos Personales para sus propias finalidades a través de diferentes servicios. Por ejemplo, si la relación con Toyota finaliza, este derecho permite que pueda mover, copiar o transferir sus Datos Personales fácilmente entre nuestros sistemas IT y los de un tercero, sin afectar su utilidad. Tenga en cuenta que este no es un derecho absoluto y que se aplican excepciones. Este derecho, también puede ser aplicado únicamente en determinadas circunstancias y no afecta a otros derechos, (por ejemplo, puede ser aplicado con respecto a los Datos Personales que nos proporciona, con los que tratamos en función de satisfacer nuestro acuerdo con usted). 
  • Derecho a oponerse al tratamiento: Donde el tratamiento está basado en nuestro interés legítimo, tiene el derecho de oponerse al tratamiento salvo si tenemos una razón convincente y legítima razón para continuar con el tratamiento de sus Datos Personales. 
  • Derecho a oponerse en cualquier momento al tratamiento de sus Datos Personales para finalidades de marketing. 
  • Derecho a presentar reclamaciones: Tiene el derecho a presentar una reclamación sobre como gestionamos o tratamos sus Datos Personales con la autoridad de datos protegidos. 
  • Derecho a no estar sujeto decisiones automáticas: Tiene el derecho de no estar sujeto a decisiones basadas únicamente en tratamiento automático (incluyendo la elaboración de perfiles) y decisiones a efectos legales.

Tenga en cuenta que podrá ejercitar los derechos anteriormente mencionados solo en relación con Datos Personales respecto al uso de YUKO.

4. ¿Cómo puedo ejercer mis derechos de privacidad?

Como se indica en este Aviso de Privacidad, sus Datos Personales están recogidos y usados para más de una compañía. Para ejercer sus derechos de la forma más sencilla posible todas las solicitudes y las quejas se pueden enviar a TES, que se referirá a su solicitud o su queja si procede. Los datos de contacto son:

A la atención del Oficial de Protección de Datos.

Sus solicitudes serán atendidas tan pronto como sea posible y siempre de acuerdo con los plazos establecidos legalmente. Será necesario que acredite su identidad para ello, para evitar el acceso no autorizado a sus Datos Personales.

Si ha solicitado la supresión de sus Datos Personales, todavía es posible que sea necesario conservar determinados Datos Personales si las leyes así lo requieren o autorizan.

5. Cambios en este Aviso de Privacidad

Este Aviso de Privacidad se actualizará periódicamente. La sección “Legal” de la Aplicación siempre mostrará la versión actual, que se puede comprobar consultando la Fecha de Vigencia en la página principal. Los cambios significativos destacarán para facilitar la consulta antes de la actualización.

Si tiene alguna duda respecto a los cambios en este Aviso de Privacidad, póngase en contacto con nosotros según lo establecido en la sección anterior “¿Cómo puedo ejercer mis derechos de privacidad?

6. ¿Qué es YUKO?

YUKO es un servicio de car sharing disponible gracias a su empleador, para usar durante el curso de su relación laboral. Comprende los siguientes elementos:

  • Un servicio de coche compartido para el uso de vehículo Toyota o Lexus. 
  • Aplicación móvil de usuario para hacer y gestionar las reservas (la Aplicación). 
  • Administrador en la página web para realizar las reservas 
  • Soporte telefónico en caso de necesidad.

YUKO deberá estar también disponible fuera del horario de trabajo y compromisos laborales para su uso propio a discreción de su empleador. (“Uso Privado de YUKO”). Mientras “Uso Privado YUKO” está disponible, su información de geolocalización no se compartirá con su empleador.

Cómo recogemos, usamos y compartimos sus Datos Personales

Esta sección explica Quién Cuando y Por qué sus Datos Personales son recogidos y usados como un agente de movilidad en la página web de YUKO.

Su dirección de correo electrónico será usada por TES para enviarle un link de acceso a la su cuenta en el portal de la página web y una contraseña temporal para dicha cuenta. Esta es su información de la cuenta.

Cuando acceda a la página web desde un dispositivo la primera vez, recibirá nuestro anuncio de cookies. Esto es debido a que Toyota coloca cookies y otras tecnologías en su dispositivo. (Por ejemplo, en el disco duro de su ordenador). Toyota puede mejorar el funcionamiento y el desempeño de la página web. La política de cookies de Toyota lo explica con más detalle y está disponible aquí.

Ayuda YUKO:

TES utiliza la información de su cuenta para ofrecerle un servicio de ayuda telefónico para ayudarle con el papel de agente de movilidad.

TES utiliza sus Datos Personales para comunicarnos con usted

TES utiliza sus Datos Personales para comunicarse con usted con los siguientes propósitos:

  • Responder de manera rápida y precisa sus consultas que pueda tener sobre el uso de sus Datos Personales 
  • Realizar cambios que ha solicitado al agente de movilidad; and 
  • Participar en encuesta sobre su experiencia de YUKO
7. Compartir sus Datos Personales

Por Toyota: 

Toyota comparte sus Datos Personales con otros de las siguientes maneras:

  • La información de su cuenta se comparte con TES para que pueda proporcionarle la Ayuda de YUKO. 
  • Actividades de ventas y de marketing pueden ser realizadas por la compañía Toyota dentro del grupo Toyota. En este caso, Toyota podrá compartir sus Datos Personales con la compañía, pero únicamente de acuerdo con sus preferencias de marketing. 
  • En los casos que exige la ley o en procedimientos legales, Toyota compartirá sus Datos Personales con las autoridades (por ejemplo, autoridades policiales) y los Juzgados. Esto incluye compartir sus Datos Personales con un tercero (os) involucrados en un conflicto en el que nos veamos involucrados o también con los Juzgados si esto fuera necesario. 
  • Toyota utiliza proveedores externos para su desarrollo, marketing y suministro de YUKO. Estos proveedores de servicios en algunas circunstancias tendrán acceso a sus Datos Personales cuando presten servicio a Toyota. Por ejemplo, Toyota utiliza proveedores externos para apoyar y mantener los sistemas IT, plataformas y aplicaciones que se utiliza para proporcionar el servicio YUKO. 

Toyota selecciona estos servicios delicadamente y nuestros proveedores están sujetos a unas estrictas obligaciones con respecto a confidencialidad y seguridad de los datos.

Por TES:

  • En los casos que exige la ley o en procedimientos legales, Toyota compartirá sus Datos Personales con las autoridades (por ejemplo, autoridades policiales) y los Juzgados. Esto incluye compartir sus Datos Personales con un tercero (os) involucrados en un conflicto en el que nos veamos involucrados o también con los Juzgados si es razonablemente necesario.
8. ¿Durante cuánto tiempo guardarán mis datos personales?

Toyota conservará sus Datos Personales de la información de su cuenta durante el periodo de tiempo que sea necesario para ser agente de movilidad.

Tras la confirmación de su empleador de que ya no es agente de movilidad, su cuenta será cancelada y la información de su cuenta estará conservada por 60 días. Después, será inmediatamente eliminado, a no ser que haya una necesidad legal de guardarlos.

9. ¿Serán mis Datos Personales transferidos a otros países?

Sus Datos Personales pueden ser almacenados y procesados por Toyota, TES y otras compañías Toyota o proveedores de servicios externos en varios países incluyendo países que no sean su país de residencia. Sus Datos Personales se pueden transferir, por ejemplo, al Reino Unido, Japón y/o Estados Unidos.

Sus Datos Personales solo se transferirán a países situados fuera del Espacio Económico Europeo (“EEE”) donde existían las garantías adecuadas.

Para más información, puede contactar con nosotros siguiendo las instrucciones que se especifican en la sección: ¿Cómo puedo ejercer mis derechos de privacidad?

10. Mantener sus Datos Personales precisos y actualizados

Es importante que los registros de sus Datos Personales sean precisos y estén actualizados.

Puede rectificar directamente sobre su Información de Cuenta mediante la Aplicación.

Para cualquier solicitud, por favor póngase en contacto con TES como se establece en la sección “¿Cómo puedo ejercer mis derechos de privacidad?

Web Portal Privacy Notice

YUKO users - Spain
Effective date: 11 November 2019


1. General

This Privacy Notice explains how your personal data (“Personal Data”) is collected and used when registering for and using the YUKO with Toyota service (“YUKO”) as a mobility manager. If you use any other Toyota/Lexus service that involves you sharing your Personal Data, please ensure that you read the privacy notice for that service.

2. Who is responsible for the collection and use of your Personal Data?

Your Personal Data is collected and used by the following Toyota companies:

Toyota Motor Europe SA/NV 
Avenue du Bourget/Bourgetlaan 60 
1140 Brussels 
Belgium 

and 

Toyota Connected Europe Limited 
10th Floor, 14-18 Handyside Street 
London N1C 4DN 
United Kingdom

Toyota Motor Europe SA/NV and Toyota Connected Europe Limited are joint data controllers of your Personal Data. Together these two companies are referred to as “Toyota” throughout this Privacy Notice.

Your Personal Data is also used by:

Toyota España, S.L.U. (“TES”) 
Avda. De Bruselas, 22 
Alcobendas 
Madrid 
Spain

Where TES uses your Personal Data, TES is a data controller.

3. What are my rights in relation to my Personal Data?

Depending on and subject to applicable laws, you have certain rights regarding the Personal Data:

  • The right to be informed: You have the right to be provided with clear, transparent and easily understandable information about how we use your Personal Data and your rights related thereto. This is in part why we are providing you with the information in this Privacy Notice. 
  • The right of access: You have the right to obtain access to your Personal Data. You may wish to access your Personal Data to confirm our use in accordance with applicable data protection laws. 
  • The right to rectification: You are entitled to have your Personal Data rectified if they are inaccurate or incomplete. 
  • The right to erasure: This is also known as ‘the right to be forgotten’ and, in simple terms, enables you to request the deletion or removal of your Personal Data where there is no compelling reason for us to keep using it. Please note that this is not an absolute right and exceptions apply. 
  • The right to restrict processing: You have rights to block or prevent further use of your Personal Data. When processing is restricted, we can still store your Personal Data, but our use of your Personal Data will be restricted. 
  • The right to data portability: You have the right to obtain and reuse your Personal Data for your own purposes across different services. For example, if your relationship with Toyota ends, this right enables you to move, copy or transfer your Personal Data easily between our IT systems and those of another service provider, without affecting its usability. Please note that this is not an absolute right and exceptions apply. Also, this right can be applied only in certain circumstances and provided it does not adversely affect others’ rights (for example, it can be applied with regard to the Personal Data you provided to us, which we processed in order to fulfil our contract with you). 
  • The right to object to processing: Where the processing is based on our legitimate interest, you have the right to object to such processing unless we have a compelling and legitimate reason to continue processing your Personal Data. 
  • The right to object at any time to the processing of your Personal Data for direct marketing purposes. 
  • The right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint about the way we handle or process your Personal Data with your national data protection authority. Check here for your national data protection authority. 
  • The right not to be subject to automated-decision making: You have the right not to be subject to a decision that is based solely on automated processing (including profiling) and that produces legal (or similarly significant) effects to you.

Please note that you may exercise the abovementioned rights only in relation to the Personal Data in respect of your use of YUKO.

4. How can I exercise my privacy rights?

As set out in this Privacy Notice, your Personal Data is collected and used by more than one company. To make exercising your rights as simple as possible all requests or complaints can be made to TES who will then refer your query or complaint as appropriate. Contact details are:

marked for the attention of the Data Protection Officer.

Your requests will be answered as soon as reasonably practicable and always in accordance with the legally prescribed timeframes. If there are doubts about your identity, you will be required to provide proof of your identity, to, for example, prevent unauthorised access to your Personal Data.

If you have requested the erasure of your Personal Data, there may still be a need to retain certain Personal Data if so required or authorised by law.

5. Changes to this Privacy Notice

This Privacy Notice will be updated from time to time. The “Legal” section of the App will always display the current version which you can check by referring to the Effective Date on the front page. Significant changes will be highlighted for ease of identification until the next update.

If you have any questions regarding any changes to this Privacy Notice, please contact us as set out in the section “How can I exercise my privacy rights?” above.

6. What is YUKO?

YUKO is a car sharing service made available by your employer to its employees for use during the course of their employment. It comprises:

  • car sharing service for the use of a Toyota or Lexus vehicle; 
  • user mobile app to make and manage reservations, (the “App”); 
  • administrator web portal to manage reservations; and 
  • telephone call centre for any support required.
Using your Personal Data

This section explains WHO, HOW and WHY your Personal Data is collected and used as a mobility manager of the YUKO web portal.

Your email address will be collected and used by TES to send you a link to your web portal account and your temporary password for that account. This is your account information.

Whenever you access the web portal from a device for the first time, you will receive our cookie banner. This is because Toyota places cookies and other technologies on your device (e.g. computer hard drive). This is so that Toyota can improve the portal’s functionality and performance. Toyota’s cookie policy explains this in more detail and is available here.

YUKO Help

TES uses your account information to provide a telephone help service to support you with your mobility manager role.

Using your Personal Data to communicate with you

TES uses your Personal Data to communicate with you for the following purposes:

  • accurately and promptly respond to any queries you may have about our use of your Personal Data; 
  • to make changes you have requested to the mobility manager account(s); and 
  • survey you on your user experience of YUKO.
5. Sharing your Personal Data

by Toyota: 

Toyota shares your Personal Data with others in the following ways:

  • Account information is shared with TES so that they can provide YUKO Help to you. 
  • Sales and marketing activities may be carried out by a Toyota company within the Toyota group. If this is the case, Toyota will share your Personal Data with such company but only in accordance with your marketing preferences. 
  • Where required by law or legal proceedings, Toyota will share your Personal Data with public authorities (e.g. law enforcement authorities), and courts. This includes sharing your Personal Data with other part(y)(ies) involved in a dispute in which we are or may become involved in or with a court of law if reasonably necessary.
  • Toyota uses external service providers in connection with the development, marketing and provision of YUKO. These service providers may in certain circumstances obtain access to your Personal Data when providing services to Toyota. For example, Toyota uses external service providers to support and maintain the IT systems and applications that it uses to provide the YUKO service. Toyota selects its service providers carefully and all our service providers are bound by strict obligations regarding confidentiality and data security.

by TES:

  • Where required by law or legal proceedings, TES will also share your Personal Data with public authorities (e.g. law enforcement authorities), and courts. This includes sharing your Personal Data with other part(y)(ies) involved in a dispute in which we are or may become involved in or with a court of law if reasonably necessary.
6. How long will you keep my Personal Data?

Toyota will only keep your Personal Data in the form of your account information for as long as it is needed for you to be a mobility manager.

On confirmation from your employer that you are no longer a mobilty manager, your account will be cancelled and your account information retained for 60 days. It will then be permanently deleted unless there is an overriding legal requirement to retain it.

7. Will my Personal Data be transferred to other countries?

Your Personal Data may be stored and processed by Toyota, TES and other Toyota companies or third party service providers in multiple countries, including countries other than your country of residence. Your Personal Data may, for example, be transferred to the United Kingdom, Japan and/or the United States.

Your Personal Data will only be transferred to countries located outside of the European Economic Area (“EEA”), where there are appropriate safeguards in place.

For further information on how we implemented the appropriate safeguards, you can contact us as specified in the section “How can I exercise my privacy rights?” below.

8. Keeping your Personal Data accurate and up-to-date

It is important that the Personal Data that we hold about you is always accurate and up-to-date.

You can directly rectify some of your account information through the web portal.

For any other request, please contact TES as set out in the section “How can I exercise my privacy rights?”

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