La figura del gestor de flotas ha ido adquiriendo poco a poco más peso dentro de las compañías.

Esta creciente relevancia ha venido de la mano de una mayor conciencia por la contención de gasto en las compañías, tanto grandes como no tan grandes, en todos los ámbitos de su negocio, desde el ahorro en los materiales de oficina, pasando por la bajada de los gastos de recursos humanos y disminuyendo también todas las partidas relacionadas con la movilidad de los trabajadores.

Una de las medidas más habituales en los tiempos de escasez económica por parte de las empresas ha sido la reducción del número de vehículos de su flota corporativa, aunque esta acción no es la única.

El gestor ha pasado a tener un papel fundamental en el control de los vehículos, no sólo en lo que se refiere al número y tipo de los mismos, sino también en todo lo relativo a recorte del gasto por unidad, a la mejora en el consumo de combustible de los automóviles, al incremento de la seguridad o a la introducción de nuevas soluciones telemáticas orientadas a mantener una supervisión constante de su flota en tiempo real.

Todo gestor de flota que se precie debe tener en cuenta cinco puntos clave si quiere maximizar los resultados de movilidad con la inversión mínima necesaria.

El Coste Total de Utilización (TCO)

Es la clave del negocio y las tres letras que rondan la cabeza de todos los que se dedican a esto. Esta definición hace referencia a lo que cuesta un vehículo durante la duración completa del contrato de renting, que suele oscilar entre tres y cinco años de media, y que no sólo contempla el precio que se paga por él, sino que también hace referencia a otros gastos que se asumen durante el uso del mismo.

Estos deben ser estudiados con detenimiento y a conciencia con el fin de amplificar los recursos y de reducir, en la medida de lo posible, el coste relacionado con la movilidad corporativa.

Según datos de Audatex, el TCO medio de un vehículo de renting en España se sitúa en unos 10.500 euros al año y, de este total, unos 270 euros corresponden a entradas del vehículo al taller para realizar el mantenimiento pautado.

El gasto correspondiente a un automóvil con la fórmula de renting se desglosa de la siguiente manera:
El combustible representa el 24% del total, mientras que las amortizaciones copan el 36% del gasto, frente al 12% que suponen el mantenimiento, las averías y los neumáticos. Por su parte, el seguro del vehículo representa el 14% del TCO, los intereses son el 7% y el 7% restante va a parar al parking, a costes de gestión, al coche de sustitución, a peajes, a limpieza y a otros gastos menores.

Seguridad

Todo buen gestor debe tener muy en cuenta la seguridad de los empleados que utilizan los vehículos de empresa. Por ello, a la hora de cerrar un contrato de compra no debe mirar únicamente el precio del contrato, sino que tiene que preocuparse por los sistemas de seguridad que montan los vehículos.

Así, existen nuevas tecnologías que están lanzando los fabricantes de automóviles en los últimos tiempos que pueden evitar muchos disgustos a los conductores corporativos. Entre ellas destacan el aviso de ángulo muerto, el control de crucero adaptativo, el freno automático en ciudad, el reconocimiento de señales de tráfico o la alerta de cambio involuntario de carril, entre otros.

Consumos y eficiencia

Estos términos representan otra de las patas fundamentales a la hora de ahorrar para un buen gestor de flota. Estas partidas se pueden ajustar desde el inicio del contrato de renting, apostando por un vehículo con bajos consumos o con métodos de propulsión alternativos, como las motorizaciones híbridas o eléctricas.

No obstante, una vez escogido el modelo, la única fórmula de reducir el consumo de combustible es que el conductor del mismo lleve a cabo una conducción eficiente, evitando rutas con grandes atascos, así como dar grandes acelerones y realizar el cambio de marchas de la forma más progresiva posible, lo que también derivará en una mejor conservación del automóvil en el período de uso.

Formación y concienciación

Este punto está directamente relacionado con el anterior y supone una gran responsabilidad para el gestor, ya que será el encargado de poner en marcha acciones de formación en seguridad vial y de conducción eficiente para los usuarios de los vehículos.

Además, en el seno de la empresa, se deberá hacer una labor de concienciación para que todos los conductores eviten prácticas que pongan en riesgo su seguridad, como circular con los neumáticos con una presión incorrecta, al tiempo que deberá comprobar que se realizan los mantenimientoas recogidos en el contrato y tratará de que los conductores no sobrecarguen el vehículo.

Telemática

Está tomando mucha fuerza en los últimos tiempos como fórmula para controlar en tiempo real no sólo los gastos derivados de la flota, sino también para saber más del uso que se hace de la misma y de si los kilómetros que se realizan son ‘de calidad’.

Según las estimaciones de la compañía de soluciones de movilidad Arval, la telemática puede mejorar un 10% la eficacia de una empresa a la hora de llevar a cabo una gestión automatizada y proactiva de la flota que sirva para conocer en tiempo real el estado y el movimiento de los vehículos.

Este control a distancia sirve a los gestores para hacer correcciones en rutas poco eficientes o para evitar conductas de conducción poco adecuadas al volante por parte de los conductores. Así, la instalación en el coche corporativo de un aparato telemático ayudará a procesar todos los datos y mejorar la productividad, la seguridad y el uso que se hace del coche.